Liste de contrôle de la conformité CSRD : Un guide complet pour la réalisation des rapports CSRD

La directive sur les rapports de durabilité des entreprises (CSRD) est le cadre réglementaire de l'Union européenne conçu pour améliorer et normaliser les rapports de durabilité dans tous les secteurs d'activité.

En s'appuyant sur la directive sur l'information non financière (NFRD), la CSRD élargit considérablement le champ des entreprises tenues de publier des informations détaillées sur l'environnement, la société et la gouvernance (ESG).

Les principaux objectifs du CSRD sont de promouvoir une plus grande transparence et une plus grande responsabilité au sein du secteur des entreprises, en veillant à ce que les entreprises fournissent des données ESG cohérentes, fiables et comparables aux parties prenantes, aux investisseurs et aux organismes de réglementation.

Pour vous aider à répondre à ces exigences, nous avons établi une liste de contrôle en huit étapes qui vous guidera tout au long du processus de préparation :

1. Critères d'éligibilité à la CSRD : Qui doit s'y conformer ?

La première étape consiste à déterminer si votre entreprise relève du champ d'application de la CSRD. Cette évaluation initiale est cruciale pour l'élaboration de votre stratégie de conformité, car l'ambiguïté quant à vos obligations peut entraîner des retards et des pénalités potentielles.

Qui est concerné par le CSRD ?

Par rapport à la directive sur les rapports non financiers (NFRD), la CSRD élargit l'éventail des entreprises tenues d'établir des rapports sur le développement durable. Les entreprises désormais soumises à la directive sur le développement durable sont les suivantes :

• Grandes entreprises : Organisations répondant à au moins deux des critères suivants :
  • Plus de 250 employés ;
  • Plus de 40 millions d'euros de recettes ;
  • Un total de bilan supérieur à 20 millions d'euros.
• Sociétés cotées en bourse, y compris les petites et moyennes entreprises (PME) cotées sur les marchés réglementés, à l'exception des micro-entreprises.
• Entreprises non européennes : entités générant un chiffre d'affaires supérieur à 150 millions d'euros dans l'UE et possédant au moins une filiale ou une succursale dans l'UE.

Définir le champ d'application des obligations du CSRD

Définir clairement le périmètre de reporting avant de commencer. Ce périmètre comprend la société mère, ses filiales et d'autres entités pertinentes telles que les coentreprises.

Pour les entreprises multinationales, cela implique souvent d'analyser les opérations européennes et mondiales afin de comprendre toute l'étendue des responsabilités en matière d'information.

Les filiales sont généralement incluses dans le rapport CSRD de la société mère, mais celles qui répondent à des critères spécifiques ou qui ne sont pas entièrement couvertes par le rapport de la société mère peuvent être tenues de présenter leur propre rapport.

Calendrier du CSRD : échéances clés pour les différentes entreprises

La mise en conformité avec le CSRD se fait progressivement, avec des échéances variables selon les types d'entreprises :

• 2024 : Les entreprises déjà soumises au NFRD commenceront à produire des rapports conformément au CSRD, couvrant leur année fiscale 2023.
• 2025 : Les grandes entreprises qui n'étaient pas couvertes par le NFRD commenceront à produire des rapports dans le cadre du CSRD.
• 2026 : Les PME cotées en bourse et les autres entités éligibles doivent se conformer aux exigences du CSRD.
• 2028 : Les entreprises non européennes générant plus de 150 millions d'euros dans l'UE et ayant une filiale ou une succursale dans l'UE seront obligées de se conformer au CSRD.

Pour en savoir plus sur le calendrier du CSRD, cliquez ici.

2. Exigences de la CSRD : Ce que vous devez déclarer

Cette phase nécessite de se familiariser avec les types de données qui doivent être divulguées, le format de présentation requis et l'étendue ou la profondeur attendue des informations.

Le niveau de détail exigé par le CSRD peut sembler décourageant, en particulier pour les entreprises qui ne sont pas habituées à ce niveau de transparence. Les rapports doivent non seulement présenter des données historiques, mais aussi expliquer comment l'entreprise prévoit d'améliorer ses performances en matière de développement durable, en démontrant l'alignement avec la stratégie globale et les objectifs à long terme de l'entreprise.

Pour en savoir plus sur les exigences du CSRD, cliquez ici.

Aperçu des normes européennes d'information sur le développement durable (ESRS)

Les normes européennes d'information sur le développement durable (ESRS) sont au cœur du CSRD. Ces normes fournissent un cadre pour la manière dont les entreprises doivent divulguer leurs données relatives au développement durable, en décrivant des mesures spécifiques et des informations qualitatives couvrant un large éventail de facteurs ESG.

L'un des principaux défis auxquels les entreprises sont confrontées est le volume considérable de points de données couverts par l'ESRS - plus de 1 000 dans de multiples catégories. Il est essentiel de comprendre l'interaction entre ces points de données, car ils se chevauchent souvent ou s'influencent mutuellement, ce qui ajoute à la complexité du processus d'élaboration des rapports. Une gestion efficace de ces relations est essentielle pour obtenir des rapports cohérents et complets sur le développement durable.

{{encartSpecial}}

Double matérialité : matérialité financière et matérialité d'impact

Le concept de double matérialité est à la base des rapports CSRD et transcende l'approche traditionnelle de la matérialité dans les rapports financiers. Les entreprises doivent évaluer et rendre compte de deux dimensions de l'importance relative :

• La matérialité financière : Il s'agit d'évaluer les risques et les opportunités que représentent les facteurs de durabilité pour une entreprise. Ces entreprises doivent examiner comment les facteurs environnementaux et sociaux peuvent influer sur leur santé financière et leur viabilité à long terme.
• Matérialité de l'impact : Cette dimension examine les effets des activités d'une entreprise sur l'environnement et la société. Les entreprises doivent évaluer la manière dont leurs activités contribuent au changement climatique, à l'épuisement des ressources, aux droits de l'homme, etc.

Collecte de données ESG pour la conformité au CSRD : vérification par un tiers

Historiquement, les rapports sur le développement durable ont été largement volontaires et autorégulés. Toutefois, le CSRD impose des audits indépendants des données ESG communiquées afin d'en renforcer la crédibilité et la fiabilité.

Le processus de vérification par une tierce partie ressemble à des audits financiers. Des auditeurs indépendants examineront les rapports de développement durable de l'entreprise pour confirmer que les données sont exactes, complètes et conformes aux exigences de l'ESRS. Il s'agit notamment de vérifier que des méthodologies appropriées ont été utilisées pour la collecte et l'analyse des données, et de s'assurer qu'il n'y a pas d'erreurs ou d'omissions.

Il est essentiel de s'engager le plus tôt possible avec les auditeurs tiers. Cette approche proactive vous permet de comprendre leurs attentes et de vous assurer que vos processus sont conformes à leurs critères d'évaluation. En vous préparant à l'avance, vous rationaliserez le processus de vérification et éviterez les retards.

Pour savoir comment se préparer à l'audit du CSRD, cliquez ici.

3. Évaluer la situation de votre entreprise

Une fois que votre entreprise s'est assurée qu'elle relève du champ d'application de la CSRD et qu'elle a compris les principales exigences en matière de rapports, l'étape suivante consiste à évaluer son état de préparation.

Cette évaluation comprend un examen approfondi des données existantes de votre entreprise, de ses pratiques en matière de rapports et des capacités de son personnel, afin d'identifier les lacunes et les domaines à améliorer. L'objectif est de créer une voie claire vers la conformité, en veillant à ce que votre entreprise soit bien préparée pour répondre aux exigences du CSRD.

• État de vos données : Évaluez si votre entreprise suit déjà les données requises par le CSRD. Votre collecte de données est-elle complète et fiable ? Par exemple, disposez-vous de paramètres clairs pour les émissions de carbone, la consommation d'énergie ou les initiatives sociales ? Si vos données sont incomplètes ou dispersées dans différents services, il est temps de mettre en place un système de gestion des données plus centralisé et plus cohérent.
• Pratiques actuelles en matière de rapports : Évaluez vos méthodes de reporting existantes. Évaluez le niveau de détail des rapports de votre entreprise et vérifiez s'ils sont conformes aux cadres et réglementations ESG existants. Cela peut constituer une base pour votre reporting CSRD, mais vous devrez probablement affiner et développer vos informations pour répondre aux exigences de l'ESRS.
• Préparation de la main-d'œuvre : Examinez la capacité et l'expertise de votre personnel à répondre aux exigences de la CSRD. Disposez-vous des talents et des ressources nécessaires ? Un rapport efficace sur le développement durable dans le cadre de la CSRD exige une collaboration entre les différentes fonctions, notamment les finances, le service juridique, le développement durable, les ressources humaines et les opérations. S'il existe des lacunes en matière de compétences - que ce soit au niveau des connaissances techniques ou de l'expertise en matière de reporting - vous devrez y remédier rapidement, soit en recrutant du personnel, soit en améliorant les compétences de votre équipe actuelle.

Consacrez du temps à la formation de votre équipe au cadre CSRD et à l'ESRS, car ils ne sont peut-être pas tous familiarisés avec les rapports sur le développement durable. Des ateliers internes ou des sessions de formation externes peuvent être utiles pour développer une compréhension commune et assurer l'alignement.

Enfin, fixez des délais et des étapes réalistes pour chaque phase de votre parcours de conformité au CSRD. Définissez des objectifs à court terme et progressez graduellement vers des tâches plus complexes, jusqu'à la finalisation du rapport CSRD de votre entreprise.

4. Effectuez votre double évaluation de l'importance relative

La réalisation d'une double évaluation de la matérialité est la pierre angulaire du processus de conformité de la CSRD.

Évaluations internes ou menées par des consultants

Vous pouvez réaliser une double évaluation de la matérialité en interne ou faire appel à des consultants externes, en fonction des ressources et de l'expertise de votre entreprise.

• Évaluations internes : Si vous disposez d'une équipe compétente en matière de développement durable qui connaît bien les activités de votre entreprise et votre secteur d'activité, il peut être rentable d'effectuer l'évaluation en interne.
• Évaluations menées par des consultants : Pour les entreprises qui débutent dans la production de rapports sur le développement durable ou dont les ressources internes sont limitées, le recours à des consultants en développement durable peut s'avérer la solution la plus efficace. Les consultants externes apportent une expertise spécialisée dans les évaluations de matérialité et peuvent fournir une perspective objective et tierce, garantissant que tous les facteurs pertinents sont pris en compte et que les résultats sont alignés sur l'ESRS.

Après avoir évalué la matérialité financière et l'impact, classez les questions en fonction de leur importance. Ce classement vous aidera à vous concentrer sur les thèmes de développement durable les plus importants pour votre rapport CSRD. Les questions qui obtiennent un score élevé dans les deux dimensions doivent faire l'objet d'une attention particulière, même si celles qui n'obtiennent un score élevé que dans l'une d'entre elles peuvent justifier leur inclusion dans vos informations.

Une fois que vous avez une vision claire des questions ESG les plus importantes pour votre entreprise, déterminez les ESRS qui s'appliquent à votre rapport. Cette étape peut s'avérer difficile, car les entreprises peuvent avoir du mal à suivre les liens entre les différentes exigences de divulgation, ce qui entraîne une certaine confusion et un manque d'efficacité dans la rédaction des rapports.

Chez Apiday, nous identifions automatiquement les normes ESRS applicables en fonction de votre évaluation de la matérialité et nous générons des questionnaires ESRS que vous devez remplir, ce qui simplifie le processus de reporting et garantit une conformité totale avec les exigences réglementaires.

5. Préparer la collecte des données et le rapport

La collecte de données peut s'avérer difficile, en particulier pour les grandes entreprises dotées de plusieurs départements, de partenaires externes ou d'activités internationales. Les éléments clés à prendre en compte sont les suivants :

• Sources de données internes : De nombreuses mesures ESG pertinentes - telles que l'utilisation de l'énergie, la gestion des déchets, les données relatives aux ressources humaines ou les politiques de gouvernance - sont souvent dispersées dans différents départements, notamment les opérations, les finances, les ressources humaines, etc. Il est essentiel de déterminer où chaque type de données est stocké et de s'assurer que chaque département comprend son rôle dans le processus de reporting.
• Sources de données externes : Certaines données essentielles peuvent être détenues en externe par des fournisseurs, des contractants ou des consultants tiers. Par exemple, si vous faites appel à des fournisseurs tiers pour les données sur les émissions ou la gestion de la chaîne d'approvisionnement, coordonnez vos activités avec celles de ces partenaires afin de vous assurer que les informations requises sont fournies en temps voulu et avec exactitude.
• Désigner les propriétaires des données : Pour chaque point de données clé, désignez un propriétaire de données, c'est-à-dire une personne ou une équipe responsable de la collecte, de la mise à jour et de la vérification des informations. Cela favorise la responsabilisation et permet de s'assurer qu'aucun point de données n'est oublié et que la qualité des informations reste constante.

Il est essentiel de définir et de mettre en œuvre des contrôles appropriés afin d'éviter les erreurs, les doublons ou les divergences dans les données. Ces contrôles peuvent inclure des vérifications de validation automatisées pour détecter les incohérences, des processus de révision pour les entrées manuelles et des audits réguliers du processus de collecte des données pour en garantir la robustesse.

Pour de nombreuses entreprises, la gestion manuelle de vastes ensembles de données n'est pas pratique et est sujette à des erreurs humaines. Un système centralisé de gestion des données doté de fonctions automatisées réduit le risque d'erreurs et améliore l'efficacité globale. Un système bien structuré garantit un flux de données fluide entre les différents départements et une entrée de rapport unique, ce qui facilite le suivi des progrès et la préparation du rapport CSRD.

Apiday simplifie la collecte de données grâce à ses outils puissants : connectez les API, téléchargez vos documents et feuilles de calcul et lancez des campagnes à l'échelle de l'entreprise pour collecter toutes les données pertinentes.

6. Effectuer une analyse des lacunes du CSRD

Une fois le processus d'établissement de rapports entamé, il est essentiel d'évaluer régulièrement vos progrès. La réalisation d'une analyse des écarts permet de mettre en évidence les domaines dans lesquels votre entreprise présente des lacunes et vous aide à y remédier.

Effectuer manuellement une analyse des écarts peut prendre du temps et être source d'erreurs, mais Apiday automatise l'ensemble du processus. Notre plateforme identifie les points de données manquants en comparant vos informations préexistantes avec l'ensemble des exigences de l'ESRS, fournissant une vue d'ensemble instantanée des lacunes de votre rapport, sans qu'il soit nécessaire de procéder à des vérifications manuelles de chaque mesure.

Apiday suit vos progrès en temps réel, ce qui vous permet de voir dans quelle mesure les lacunes ont été comblées. Cela vous permet de respecter le calendrier et de vous assurer que votre rapport évolue vers une conformité totale.

L'analyse des lacunes n'est pas un exercice ponctuel, mais un processus continu. Même après avoir comblé les lacunes initiales, réévaluez régulièrement votre position pour vous assurer que votre rapport reste aligné sur l'évolution des exigences du CSRD. Au fur et à mesure que le processus d'établissement des rapports progresse, il se peut que de nouvelles données ou de nouveaux développements au sein de votre entreprise doivent être intégrés dans votre rapport.

7. Rédiger un rapport CSRD prêt pour l'audit

Après avoir rassemblé vos données ESG, effectué une analyse des lacunes et veillé à ce que votre rapport soit conforme à l'ESRS, la dernière tâche consiste à rédiger votre rapport prêt pour l'audit.

Chaque indicateur clé de performance (ICP) figurant dans votre rapport doit être lié à sa source de données d'origine. En outre, il convient de documenter les méthodologies utilisées pour calculer ces chiffres, par exemple la manière dont les émissions sont mesurées ou l'impact social quantifié. Cette documentation permet aux auditeurs de remonter facilement à l'origine de chaque point de données et de vérifier qu'aucune information n'a été laissée sans confirmation.

L'étiquetage numérique des rapports à l'aide du langage XBRL (eXtensible Business Reporting Language) est une autre exigence clé de la conformité à la directive CSRD. Le marquage numérique permet aux organismes de réglementation et aux auditeurs de lire et de traiter votre rapport dans un format standardisé, ce qui facilite l'analyse, la comparaison et la vérification des données.

Dans l'approche traditionnelle, l'application de balises numériques à un rapport peut s'avérer complexe. Chaque point de données doit être étiqueté en fonction de l'ESRS pertinent afin de garantir qu'il est lisible par une machine et entièrement contrôlable. En l'absence d'outils appropriés, cette tâche requiert des efforts considérables et une grande attention aux détails, ce qui augmente les risques d'inexactitudes.

En outre, le CSRD n'est pas statique ; des normes spécifiques au secteur et des mises à jour sont continuellement élaborées. Ces normes en évolution peuvent nécessiter des changements ou des informations supplémentaires dans votre rapport en fonction de votre secteur d'activité. Par exemple, les exigences spécifiques aux secteurs de l'énergie ou de la finance ne sont peut-être pas encore totalement intégrées dans le cadre général de l'ESRS, mais elles deviendront obligatoires lors des prochains cycles de déclaration.

Apiday : votre partenaire pour une mise en conformité de bout en bout avec la directive CSRD

La rédaction d'un rapport CSRD est très exigeante, mais Apiday vous aide à franchir les différentes étapes du processus, en accélérant considérablement le flux de travail et en améliorant l'efficacité de la génération d'un rapport prêt pour l'audit.

Voici comment Apiday vous assiste dans cette dernière étape :

• Apiday génère un rapport CSRD narratif complet basé sur les données collectées et aligné sur l'ESRS correspondant. Vous pouvez procéder à des modifications finales et à des ajustements de marque pour l'adapter aux besoins de votre entreprise.
• Apiday s'occupe du marquage XBRL et veille à ce que votre rapport réponde aux exigences numériques pour la soumission.
• Apiday relie chaque point de données à sa source et assure une transparence totale des calculs, ce qui permet aux auditeurs de remonter facilement à la source de chaque élément d'information. Cela renforce l'efficacité du processus d'audit et réduit la probabilité de retards ou de problèmes lors de la vérification.
• De nombreux auditeurs sont déjà familiarisés avec la plateforme Apiday. Vous pouvez les inviter à accéder à vos rapports avec des autorisations de visualisation uniquement. Nous leur fournissons également une note méthodologique CSRD pour les mettre au courant.

Il est essentiel d'adopter une approche claire et structurée pour assurer la réussite de votre entreprise. De la détermination de votre éligibilité et de la compréhension des exigences à la réalisation d'une double évaluation de la matérialité et à la mise en place de systèmes de collecte de données, chaque étape est vitale pour garantir une conformité totale avec la directive sur la responsabilité sociale des entreprises (CSRD).

L'introduction du marquage XBRL ajoute une nouvelle couche de complexité, mais avec les bons outils en place, cela peut être géré efficacement.

Comme les réglementations continuent de progresser, l'adoption de la bonne technologie qui s'adapte à ces changements permettra à votre entreprise de rester conforme et d'avoir une longueur d'avance.