Le guide de la certification EcoVadis : questions fréquemment posées

Qu'est-ce qu'EcoVadis ?

Créé en 2007, EcoVadis fournit une plateforme d'évaluation collaborative sur internet, qui évalue la performance globale non financière des entreprises, en vue d'une meilleure compréhension de la performance de leurs fournisseurs en matière de développement durable.

L'évaluation non financière d'EcoVadis mesure le système de gestion de la durabilité d'une entreprise à l'aide de 21 critères de durabilité axés sur quatre domaines clés de performance :

• Environnement : impact des processus de production (consommation d'énergie, eau, biodiversité, pollution locale et accidentelle, émissions de gaz à effet de serre), impact de l'utilisation du produit et de sa fin de vie
• Travail et droits de l'homme : gestion des ressources humaines (prévention des accidents, formation du personnel, conditions de travail, dialogue social) et droits de l'homme (respect du droit du travail, diversité, discrimination)
• Éthique : corruption, pratiques anticoncurrentielles et responsabilité en matière de gestion de l'information
• Achats durables : pratiques environnementales et sociales des fournisseurs.

La méthodologie est basée sur des normes internationales de développement durable telles que les dix principes du Pacte mondial des Nations unies, les conventions de l'Organisation internationale du travail (OIT), la Global Reporting Initiative (GRI), la norme ISO 26000 la feuille de route CERES et les principes directeurs des Nations unies relatifs aux entreprises et aux droits de l'homme, également connus sous le nom de « cadre de Ruggie ».

La méthodologie intègre également les réglementations en matière de développement durable de plus de 160 pays.

L'évaluation est guidée par 7 principes fondateurs d'EcoVadis :

• Basé sur des preuves : l'entreprise notée doit fournir des preuves et des documents justificatifs et en est responsable (notes stratégiques, certificats, rapports)
• L'industrie, la localisation et la taille comptent : l'évaluation prend en compte les questions spécifiques liées au secteur, à la présence dans les pays à risque, à la taille et à l'étendue géographique
• Diversification des sources : La notation prend en compte les points de vue publiés par les ONG, les syndicats, les organisations internationales, les autorités locales ou d'autres organisations tierces (par exemple, les auditeurs, le CDP, une base de données externe sur la conformité)
• La technologie est indispensable : le système informatique EcoVadis intègre l'apprentissage, la croissance, l'évolutivité rapide et facilite l'industrialisation.
• Évaluation par des experts internationaux en développement durable : les documents sont analysés par une équipe internationale d'experts au fait des dernières bonnes pratiques en matière de développement durable
• Traçabilité et transparence : les documents sont stockés en toute sécurité et peuvent être retracés. Les entreprises notées peuvent accéder aux résultats les plus détaillés et à chaque décision de notation
• L'excellence par l'amélioration continue : EcoVadis a mis en place et exploite un système de gestion de la qualité à l'échelle de l'entreprise, soutenu par un conseil consultatif des clients et un comité scientifique.

Pour EcoVadis, un système efficace de gestion de la durabilité repose sur trois niveaux de gestion - politiques, actions et rapports sur les résultats - qui sont classés en sept indicateurs de gestion : Politiques (POLI), Approbations (ENDO), Mesures (MESU), Certifications (CERT), Couverture - Déploiement des actions (COVE), Rapports (REPO) et Résultats de la veille à 360° (360).

• Pour en savoir plus sur le classement EcoVadis, cliquez ici

À qui s'adresse EcoVadis ?

La notation EcoVadis est accessible à toutes les entreprises et à tous les fournisseurs, à l'exception des entreprises actives dans la fabrication de produits du tabac (code CITI 1200), l'extraction de charbon et de lignite (division CITI 05), la fabrication d'armes et de munitions (code CITI 2520), la fabrication d'engins aériens et spatiaux et de machines connexes (code CITI 3030).

Les utilisateurs de la société EcoVadis peuvent être :

• Soit une entreprise cliente dont les responsables des achats demandent à leurs fournisseurs de répondre à EcoVadis. Ils ont alors accès à des tableaux de bord faciles à utiliser et sont autorisés à suivre les performances de leurs partenaires commerciaux en matière de durabilité ainsi que leurs actions d'amélioration continue
• Soit les fournisseurs qui sont sollicités pour répondre à la demande d'un client. Après avoir été notés, les fournisseurs peuvent partager les résultats de leur fiche de notation EcoVadis avec la communauté des membres ou d'autres partages sur la plateforme. Cette possibilité peut augmenter leurs opportunités commerciales. Ce partage nécessite leur autorisation, et la plateforme assure la confidentialité de leurs informations sensibles.

Au total, EcoVadis couvre plus de 200 catégories d'achats.

Des leaders du secteur tels que Verizon, Johnson & Johnson, Subway, Coca Cola European Partners, Salesforce, Renault-Nissan, ING Bank et Nokia figurent parmi les 75 000 entreprises qui font partie du réseau EcoVadis.

EcoVadis travaille-t-elle au niveau d'un groupe ou d'une filiale ?

Les champs d'évaluation d'EcoVadis permettent de participer à différents niveaux d'organisation, du groupe (siège, holding ou société mère) aux filiales (unité commerciale, entité spécifique à un pays, site de production ou société d'exploitation régionale).

Au niveau du groupe, la documentation fournie doit couvrir toutes les entités sous-jacentes pour éviter le risque d'un score inférieur. Par exemple, dans le cas d'une entreprise certifiée ISO pour une entité dans un pays, mais pas dans d'autres pays, il peut être plus avantageux de mener l'évaluation au niveau d'une filiale dans un pays où l'entreprise est certifiée ISO.

Les grandes entreprises qui ont une approche globale de la gestion ou qui sont invitées à remplir l'enquête pour plusieurs entités peuvent procéder à l'évaluation au niveau du groupe, à condition de pouvoir fournir des documents justificatifs au niveau du groupe également.

Pourquoi EcoVadis est-il important ?

Comment les entreprises à but lucratif peuvent-elles bénéficier d'EcoVadis ?

L'utilisation de la technologie est un élément clé de l'évaluation d'EcoVadis : la plateforme internet intégrée et collaborative permet de contrôler les performances des fournisseurs en matière de durabilité à l'aide de rapports et de mesures quantitatives dynamiques.

Pour chacun des quatre thèmes du développement durable (environnement, travail et droits de l'homme, éthique, approvisionnement durable), les fiches d'évaluation faciles à utiliser donnent une vision claire et dynamique de la performance d'une entreprise : insuffisante, débutante, intermédiaire, avancée et leader. Ces informations permettent de mettre en œuvre des actions prioritaires en vue d'une amélioration.
Depuis 2021, un tableau de bord dédié et indépendant pour le carbone a été ajouté.

De manière plus qualitative, les points forts et les domaines d'amélioration fournissent plus de détails et d'informations sur le score d'une entreprise, comme dans la figure ci-dessous.

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Les domaines d'amélioration sont automatiquement ajoutés au plan d'action correctif de l'entreprise, préorganisé par priorité.

Le plan d'action correctif (PAC) est un outil partagé entre l'entreprise évaluée et son client, afin d'améliorer les performances en matière d'évaluation RSE de l'entreprise.

Il est fortement recommandé, lorsque le score du fournisseur est inférieur à 47, de choisir les 5 à 10 actions les plus importantes qui sont automatiquement proposées par l'outil.

Le téléchargement de nouveaux documents n'a pas d'impact sur la fiche de notation actuelle, mais sera pris en compte lors de la prochaine réévaluation.

Contrairement à d'autres agences de notation ESG, l'évaluation d'EcoVadis repose sur une analyse approfondie de la documentation par une équipe mondiale d'experts en développement durable de plus de 50 nationalités qui vérifie si les réponses de l'entreprise sont étayées par les documents appropriés et respectent les critères.

Quelle est la durée de validité de la reconnaissance ?

Les fiches de score EcoVadis sont valables 12 mois après leur publication.

Lorsque les 12 mois sont écoulés, l'entreprise pourra toujours accéder à son tableau de bord (et à celui de ses fournisseurs) mais ne pourra plus partager les résultats publiquement.

Les entreprises souscrivent à une cotisation annuelle allant de 350 à 6 500 euros, selon la taille de l'entreprise.

Cet abonnement couvre l'évaluation EcoVadis, l'accès à la plateforme et aux ressources EcoVadis, et la possibilité de partager les performances de l'entreprise.

Qu'est-ce qu'une note EcoVadis ? Méthodologie d'évaluation

Le processus d'évaluation EcoVadis se déroule en 4 phases.

Étape 1 : Inscription sur le site web d'EcoVadis

Le client est invité à créer un profil d'entreprise en précisant l'activité commerciale et les informations de contact.

Étape 2 : Répondre au questionnaire

Une fois l'inscription terminée, un lien et des instructions (par exemple, la date limite pour remplir le questionnaire) sont envoyés pour créer le compte et accéder à la plateforme.

L'évaluation EcoVadis peut être réalisée en 8 langues : anglais, français, espagnol, néerlandais, allemand, italien, portugais et chinois.

Les documents peuvent être soumis dans toutes les langues, mais il est préférable de télécharger les documents dans l'une de ces langues, en particulier l'anglais.

En fonction du secteur, de la taille et du pays de l'entreprise, un questionnaire sur mesure est élaboré par EcoVadis, et les responsables des achats peuvent demander à leurs fournisseurs de se soumettre à l'évaluation via la plateforme.

Depuis le tableau de bord, le panneau de contrôle affiche les critères activés pour l'évaluation de l'entreprise et leur niveau d'importance : non activé, activé avec une importance moyenne, activé avec une grande importance, ou activé uniquement dans les pays à risque.

Étape 3 : Analyse des experts

Après avoir rempli le questionnaire, les experts ESG d'EcoVadis évalueront les réponses et les documents à l'appui.

Le processus prend environ 6 à 8 semaines, en fonction de la complexité des informations fournies par l'entreprise et du nombre de documents soumis.

Pour cette étape, EcoVadis Analyst examine non seulement les réponses et les documents fournis par l'entreprise mais également les ressources externes (médias, ONG, etc.).

Résultats de la veille à 360° :

L'un des principaux éléments distinctifs de l'approche d'EcoVadis en matière de durabilité d'EcoVadis est l'intégration de données externes, à la fois pendant et entre les évaluations, afin de compléter la documentation et les sources de données fournies par l'entreprise. Les conclusions de la veille à 360° aident à collecter les données des parties prenantes susceptibles d'avoir un impact sur le score d'une entreprise. Il combine l'intelligence artificielle et l'analyse humaine pour identifier les historiques les plus pertinentes au cours des cinq dernières années, qu'ils soient positifs ou négatifs, collectés à partir de plus de 100 000 sources publiques.

Étape 4 : Résultats

Une fois les réponses analysées et les résultats publiés, la plateforme informe l'entreprise par courrier électronique.

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Comment se préparer à la certification EcoVadis ?

Méthodologie de notation EcoVadis

Une note finale globale sur 100 est attribuée à l'entreprise.

Il s'agit d'un score moyen pondéré, fonction de la taille, du secteur et de la localisation de l'entreprise, sur les quatre thèmes (environnement, éthique, travail et droits de l'homme, achats durables).

Ce score global reflète la qualité de la stratégie, des actions et des performances de l'entreprise et de son réseau de fournisseurs en matière de durabilité au moment de l'évaluation.

Les trois niveaux de gestion sont pondérés comme suit : les politiques comptent pour 25% de la notation, les actions pour 40% et les résultats pour 35%.

Les tableaux de bord de l'entreprise peuvent être facilement partagés avec les salariés ou les clients et comparés avec les pairs du secteur, grâce au benchmark d'EcoVadis (voir exemple ci-dessous).

Lorsque les résultats sont calculés, l'entreprise peut recevoir une médaille, symbolisant sa certification EcoVadis en fonction du rang percentile de son score.

Ce rang percentile est calculé sur l'ensemble des entreprises évaluées dans tous les secteurs, et non par secteur.

Dans cette certification EcoVadis,  aucune médaille n'est attribuée si la note globale est inférieure à 50 ou si la note est inférieure à 30 dans les domaines de l'environnement, du travail et des droits de l'homme et/ou de l'éthique, ou inférieure à 25 dans le domaine de l'approvisionnement durable.

En janvier 2023, les critères examinés sont les suivants :

• Platine - 1% des meilleurs (note globale comprise entre 78 et 100)
• Or - 5% des meilleurs (note globale comprise entre 70 et 77)
• Argent - 25 % des meilleurs (note globale comprise entre 59 et 69)
• Bronze - 50 % des meilleurs (note globale comprise entre 50 et 58)

Première évaluation

Plus une entreprise est préparée, plus il lui sera facile de mener à bien le processus d'évaluation.

Chacun des quatre thèmes abordés est généralement attribué à un département spécifique : L'environnement au responsable de la responsabilité sociale de l'entreprise (RSE), le travail et les droits de l'homme au responsable des ressources humaines (RH), les achats durables à l'équipe des achats, et la section éthique aux départements informatique ou juridique.

Une personne au sein de l'entreprise doit être désignée comme responsable du questionnaire global, pour collecter les documents pertinents et s'assurer qu'ils répondent aux exigences d'EcoVadis.

Le site web d'EcoVadis fournit quelques lignes directrices générales et des webinaires dédiés pour aider les entreprises à comprendre ses exigences.

Pour les clients premium, la plateforme d'apprentissage en ligne EcoVadis Academy propose des cours en ligne d'introduction et de perfectionnement en cinq langues (anglais, français, allemand, espagnol et chinois) alignés sur la méthodologie de notation EcoVadis.

L'EcoVadis Academy permet aux administrateurs de suivre les progrès individuels, de contrôler et d'assigner des cours afin d'encourager les fournisseurs à adopter des programmes de développement durable identifiés dans la fiche de score d'une entreprise.

Réévaluation

Le processus de réévaluation peut être lancé lorsque la fiche de score a expiré ou lorsque le score minimum demandé par un partenaire n'a pas été atteint.

Avant de commencer la réévaluation, il est recommandé que 1- l'entreprise revoie les conseils fournis dans son précédent tableau de bord, et 2- établisse un rapport d'avancement, basé sur les actions correctives mises en œuvre suite à la précédente évaluation.

Conseils pour obtenir le meilleur score de certification EcoVadis

Les documents justificatifs demandés par EcoVadis sont des éléments cruciaux de l'évaluation.

Vous trouverez ci-après une liste de contrôle pour vous préparer efficacement au processus :

• Tous les documents doivent contenir le nom de la société, le logo, la date de mise en œuvre et/ou la date de révision. Toutes les langues sont acceptées. L'authenticité est essentielle : si un document est créé pour répondre au questionnaire EcoVadis, il ne sera pas accepté.
• Les documents de politique doivent contenir des objectifs qualitatifs et/ou quantitatifs et exister depuis plus de trois mois avant d'être téléchargés sur la plateforme EcoVadis. La période de validité d'une politique est de huit ans.
• Les documents citant les actions doivent décrire leur fonction et la manière dont ils contribuent à l'atténuation des risques pertinents. Leur période de validité est de huit ans.
• Résultats : la validité d'un KPI rapporté est de deux ans.

EcoVadis autorise un maximum de 55 téléchargements de nouveaux documents pour une évaluation.